Asistente Administrativo/a de Proyecto - G5 (DC)

Introducción

El proyecto “Fomento del trabajo digno en el sector de los cuidados en Costa Rica, Guatemala y Honduras” busca fortalecer la economía del cuidado como un motor para la igualdad de género, el trabajo decente y el desarrollo inclusivo. Reconoce que las mujeres asumen una parte desproporcionada de las responsabilidades de cuidado no remunerado y, por ello, promueve mejores oportunidades laborales, servicios de cuidado de mayor calidad y una mayor autonomía económica para las mujeres en los tres países.

La iniciativa combina apoyo a políticas públicas, fortalecimiento institucional y acciones a nivel territorial. Trabajará con gobiernos, organizaciones de empleadores y trabajadores, así como con actores comunitarios para mejorar las capacidades del sector del cuidado y promover condiciones laborales dignas. También contempla el apoyo a experiencias piloto, incluidas cooperativas y otras iniciativas de cuidado, mediante asistencia técnica, fortalecimiento organizacional y mecanismos de financiamiento.

Un aspecto central del proyecto es garantizar la sostenibilidad de los resultados a largo plazo. Para ello, busca desarrollar modelos de cuidado viables y replicables, fortalecer capacidades locales e integrar la economía del cuidado en las políticas nacionales de empleo, desarrollo y protección social. En conjunto, el proyecto aspira a generar empleo decente, fortalecer los sistemas de cuidado y contribuir al empoderamiento económico de las mujeres en Costa Rica, Guatemala y Honduras. 

2. Estructura jerárquica:

El/La Asistente Administrativo de Proyecto realizará sus funciones bajo la supervisión directa del/de la Coordinador/a Nacional de Proyecto.  

Descripción de las tareas

1. Actuar como punto focal para la coordinación de las actividades de apoyo administrativo para la ejecución del Proyecto, en coordinación con diversas unidades orgánicas en la Oficina de Subregional de San José y la Oficina Regional de Lima, a fin de iniciar solicitudes, obtener las autorizaciones necesarias, procesar y dar seguimiento a las acciones administrativas.

2. Brindar apoyo general en la gestión de oficina, realizar tareas administrativas, y proporcionar orientación al personal sobre procedimientos, procesos y prácticas administrativas. Apoyar  misiones y actividades relacionadas con el Proyecto, incluida la preparación de presupuestos, la coordinación de los viajes y el alojamiento de los/las funcionarios/as y participantes, la contratación y el pago de las personas expertas, y la toma de notas en reuniones/seminarios.  

3. Recopilar y preparar información de antecedentes y cuadros para sesiones informativas y revisión, identificando y consolidando datos e información relevante  sobre las actividades del Proyecto. Revisar las comunicaciones salientes para asegurar su conformidad con los procedimientos establecidos y su exactitud antes de la firma del/de la supervisor/a.
4. Recopilar, resumir e ingresar datos sobre la ejecución del  Proyecto, redactar los informes de situación correspondientes, identificar deficiencias en la ejecución y señalarlas a la atención de la dirección.

5. Mantener una visión general de la situación financiera del Proyecto a ejecutarse en Costa Rica, Guatemala y Honduras. Preparar y modificar los datos del presupuesto según sea necesario. 

6. Mantener y actualizar bases de datos/registros/planes de control pertinentes sobre el estado del Proyecto en cada ciclo del proyecto y actividad de programación, con fines de monitoreo y evaluación. 

7. Redactar correspondencia sustantiva sobre actividades del Proyecto y notas informativas de conformidad con los requisitos de la Oficina. Actualizar la información en los sitios web. 

8. Coordinar con los mandantes de la OIT, las agencias ejecutoras y los donantes para obtener  las autorizaciones necesarias.

9. Proporcionar orientación y formación al personal más joven de apoyo a los proyectos/programas, según ea necesario, para garantizar la ejecución fluida e ininterrumpida del Proyecto. 

10. Procesar todos los pagos del Proyecto asegurando su exactitud y documentando todas las transacciones financieras.

11. Desempeñar otras funciones relevantes que le sean asignadas por su supervisor(a).

Calificaciones requeridas

Educación

Educación:  Educación secundaria completa.

Deseable:  Estudios técnicos en contabilidad.

Experiencia

Experiencia:   Al menos cinco años de experiencia laboral pertinente.

Idiomas

Excelente conocimiento del español y conocimiento práctico del inglés. 

Competencias

Esenciales de la OIT

Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración. 

• Capacidad para organizar el propio trabajo.
• Capacidad para priorizar las tareas que se le asignen, organizar su propio calendario, realizar el trabajo rutinario de manera independiente, cumplir los plazos, adaptarse a las demandas cambiantes y realizar múltiples tareas.
• Perfecto conocimiento de programas informáticos (Herramientas de IA, Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y capacidad para utilizar otros paquetes de programas informáticos exigidos por la Oficina (i.e. IRIS).
• Capacidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la oficina que ayuden a completar las tareas.
• Capacidad para trabajar como miembro de un equipo y para gestionar una gran carga de trabajo con plazos ajustados.
• Conocimiento en profundidad de las prácticas y procedimientos para preparar documentos administrativos y mantener sistemas de archivo. 
• Capacidad para determinar los materiales generales y de referencia pertinentes para otros, y para seleccionarlos según su urgencia y prioridad.
• Capacidad para responder a las solicitudes de funcionarios de oficinas gubernamentales, ministerios, mandantes de la OIT y Organismos de la Sociedad Civil.
• Exactitud y capacidad para prestar atención a los detalles. 
• Capacidad para buscar y extraer información de bases de datos y para compilar informes. 
• Excelentes aptitudes de comunicación oral y escrita.
• Experiencia en servicio al cliente para proporcionar respuestas amables, rápidas y eficientes a los clientes. 
• Capacidad para tratar asuntos confidenciales con discreción.
• También se requiere capacidad para trabajar en un entorno multicultural, así como un comportamiento y una actitud sensibles a las cuestiones de género.