Asistente Administrativo

La Posición:

El Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA) es una agencia de cooperación de Naciones Unidas cuyo objetivo es contribuir a que cada embarazo sea deseado, cada parto sea sin riesgos y cada persona joven alcance su pleno desarrollo. Su trabajo se rige por las convenciones internacionales de Derechos Humanos y equidad de género en especial los acuerdos mundiales en temas de población recogidos en el Programa de Acción de la Conferencia Internacional de Población y de Desarrollo (CIPD) y los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). En el Programa País, firmado por el Gobierno y UNFPA para el periodo 2023-2026, cuenta con cuatro componentes: (a) salud sexual y reproductiva; (b) adolescentes y jóvenes; (c) igualdad entre los géneros y empoderamiento de la mujer; (d) dinámica de población, sin embargo, la oficina país también desarrolla acciones en el ámbito humanitario, cada vez más enfocada en lograr el NEXUS. 

Se espera que el/la Asistente Administrativo/a se asegure de que los procesos operativos, financieros y logísticos se ejecuten de manera eficiente, transparente y oportuna, aplicando permanentemente las normas y procedimientos del UNFPA. Esto sirve como un instrumento fundamental para garantizar el monitoreo, seguimiento y rendición de cuentas de los proyectos (especialmente en la respuesta humanitaria y en el apoyo a los socios implementadores), y contribuyendo al cumplimiento efectivo y de calidad de los objetivos programáticos de la Oficina.

El / La LSC apoyará a la Oficina País de UNFPA Venezuela, específicamente en el área de administración contribuyendo con el seguimiento cercano de la implementación de los proyectos. 

Cómo puedes marcar la diferencia:

El UNFPA es el organismo principal de las Naciones Unidas encargado de lograr un mundo en el que todos los embarazos sean deseados, todos los partos sean seguros y todos los jóvenes alcancen su pleno potencial. El Plan Estratégico del UNFPA para 2026-2029 define la respuesta de la organización ante un entorno global complejo y ofrece una hoja de ruta hacia la resiliencia y la renovación. Está diseñado para acelerar la aplicación del Programa de Acción de la Conferencia Internacional sobre la Población y el Desarrollo (CIPD) y la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible para 2030. Este mandato se lleva a cabo centrándose en cuatro resultados interrelacionados: poner fin a las necesidades no cubiertas en materia de planificación familiar; acabar con las muertes maternas evitables; poner fin a la violencia de género y a las prácticas nocivas; y adaptarse al cambio demográfico mediante políticas basadas en datos empíricos y en los derechos.

En un mundo en el que los derechos humanos fundamentales están en peligro, necesitamos personal con principios y ética que encarne estas normas y estándares internacionales y los defienda con valentía y plena convicción.

El UNFPA busca candidatos que transformen, inspiren y logren resultados sostenidos de gran impacto, garantizando unas relaciones externas, una comunicación, la creación de alianzas y la movilización de recursos eficaces en un panorama de desarrollo y financiación en rápida evolución. Necesitamos personal que sea transparente, excepcional en la gestión de los recursos que se le confían y comprometido con la excelencia en los resultados de los programas.

Alcance del trabajo:

Se espera que el/la Asistente Administrativo/a se asegure de que los procesos operativos, financieros y logísticos se ejecuten de manera eficiente, transparente y oportuna, aplicando permanentemente las normas y procedimientos del UNFPA. Esto sirve como un instrumento fundamental para garantizar el monitoreo, seguimiento y rendición de cuentas de los proyectos (especialmente en la respuesta humanitaria y en el apoyo a los socios implementadores), y contribuyendo al cumplimiento efectivo y de calidad de los objetivos programáticos de la Oficina.

Serás responsable de:

El / La LSC apoyará a la Oficina País de UNFPA Venezuela con las siguientes actividades: 

•    Apoyo en la contabilidad financiera del proyecto que se le asigne

•    Apoyo en la revisión, contabilidad financiera de la ejecución de los socios implementadores que se le asigne, incluyendo verificación de facturas y otros anexos

•    Apoyo técnico para la rendición de cuentas a socios implementadores

•    Apoyo en los procesos administrativos en la selección de socios implementadores, proveedores, consultores.

•    Gestión administrativa para la realización de envíos por encomienda a terreno.

•    Preparar informes, incluido el desglose financiero.

•    Asistir en la contratación de servicios individuales para realizar tareas de duración determinada y ajenas al personal y, en caso de que se trate, el proceso de contratación de consultores.

•    Asistir en el proceso de adquisición de bienes y servicios, analizar y comparar cotizaciones y preparar las solicitudes de órdenes de compra / servicio.

•    Preparar solicitudes de pago y garantizar información de soporte y documentos de soporte precisos.

•    Supervisar y confirmar la entrega y el estado adecuados de los bienes y servicios.

•    Realizar acciones para brindar la logística de conferencias, talleres o seminarios acompañando a la unidad de programas en el proceso de selección de proveedores de servicios, materiales y bienes requeridos para eventos en general.

•    Respaldo en otras actividades administrativas cuando sea necesario.

•    Llevar a cabo cualquier tarea relacionada con la Oficina, según lo requiera el UNFPA.

•    Brindar apoyo administrativo para cumplir con los requisitos y procedimientos oficiales de viaje.

•    Ayudar en el proceso de planificación de viajes y actividades relacionadas, como preparar un presupuesto de viaje, hacer reservas, comprar billetes de avión, etc.

•    Mantener un registro de las actividades oficiales relacionadas con los viajes y realizar un seguimiento de su finalización. 

•    Recopilar todos los documentos y transacciones relacionados

•    Otras según requerimientos específicos.

Calificaciones y experiencia: 

Educación:  

• Título superior universitario en administración de empresas, contaduría, finanzas o carreras afines. 

Conocimiento y experiencia: 

• Experiencia de al menos 5 años en el área administrativos y finanzas
• Experiencia con manejo de datos y sistematización de la información. 
• Experiencia en seguimiento financiero e inventarios de los proyectos.
• Experiencia en los procesos de procura y cadena de suministro y capacidad de interlocución y manejo de proveedores.
• Experiencia en la elaboración de informes periódicos o especiales de ejecución administrativa y financiera. 
• Conocimientos sobre la estructura humanitaria y experiencia en el trabajo de la respuesta humanitaria constituye una ventaja; 
• Conocimiento del funcionamiento de la cooperación internacional y, en especial, de las Naciones Unidas constituye una ventaja; 
• Capacidad de interlocución con autoridades y funcionarios del Estado y organizaciones de la sociedad civil.
• Competencias informáticas: manejo avanzado del paquete Microsoft Office: Word, Power Point, Excel.
• Conocimientos de la Suite de Google: Drive, Gmail, Google docs, Google Sheets, Google slides, Google Meet, etc. 
• Deseables conocimientos de Adobe.
• Conocimiento y experiencia con plataformas de gestión ERPs. 
• Conocimiento del sistema QUANTUM será valorado.

Idiomas: 

• Fluidez en el idioma español es un requerimiento. Conocimiento básico del idioma inglés (deseable).

Competencias requeridas: 

Valores:

• Ser un ejemplo de integridad,
• Demostrar compromiso con el UNFPA y el Sistema de las Naciones Unidas,
• Valorar la diversidad cultural,
• Aceptar el cambio

Competencias: 

• Lograr resultados,
• Asumir responsabilidades,
• Desarrollar y aplicar conocimientos profesionales y visión empresarial,
• Pensar de forma analítica y estratégica,
• Trabajar en equipo y gestionar nuestra propia gestión y nuestras relaciones,
• Gestionar eficazmente su tiempo y realizar un trabajo de alta calidad.
• Asumir la responsabilidad de obtener los resultados esperados.
• Reconocer sus defectos y los del equipo, y aplicar las lecciones aprendidas para mejorar.
• Analizar las necesidades de la situación, pensar en las consecuencias de las distintas acciones y extraer conclusiones lógicas. 
• Ser conscientes de su papel y aceptarlo, y contribuir constructivamente al trabajo del equipo.
• Tolerar condiciones de estrés, incertidumbre o ambigüedad, y mantener una actitud positiva y trabajo de forma productiva.
• Fomentar una cultura de comunicación regular y predicar con el ejemplo, comunicándose externamente siendo proactivos y utilizando «una sola voz», e internamente compartiendo las mejores prácticas y conocimientos entre oficinas y equipos.

Remuneración y beneficios:

Este puesto ofrece un atractivo paquete retributivo que incluye días de vacaciones, seguro médico y una remuneración adicional destinada a las obligaciones en materia de pensiones y seguridad social.

Entorno laboral del UNFPA:

El UNFPA ofrece un entorno laboral que refleja los valores de igualdad de género, diversidad, integridad y un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal. Estamos comprometidos con garantizar la paridad de género en la organización y, por ello, animamos a las mujeres a presentar su candidatura. Se anima encarecidamente a presentar su candidatura a personas de la comunidad LGBTQIA+, de grupos étnicos minoritarios, de poblaciones indígenas, con discapacidad y de otros grupos infrarrepresentados. Se podrán proporcionar adaptaciones razonables a los candidatos con discapacidad que lo soliciten, con el fin de facilitar su participación en el proceso de selección. El UNFPA promueve la igualdad de oportunidades en materia de nombramiento, formación, remuneración y selección para todas las personas, independientemente de sus características personales y de las dimensiones de la diversidad. La diversidad, la equidad y la inclusión son fundamentales para la plantilla del UNFPA: haz clic aquí para obtener más información.

Aviso legal:

La selección y contratación del personal de LSC puede estar sujeta a comprobaciones de antecedentes y referencias, autorización médica y otros requisitos administrativos.

El UNFPA no cobra ninguna tasa de solicitud, tramitación, formación, entrevista, prueba u otra tasa relacionada con el proceso de solicitud o selección, y no recaba información sobre las cuentas bancarias de los candidatos.