Asistente de Apoyo a Proyecto

Introducción

La informalidad laboral constituye uno de los principales desafíos para promover el trabajo decente, aumentar la productividad y ampliar la cobertura de la protección social en la región andina. En este contexto, la OIT implementará la intervención financiada con recursos RBSA “Protección social inclusiva para avanzar hacia la formalidad”, orientada a fortalecer las capacidades de los mandantes y apoyar el desarrollo de soluciones integradas que articulen formalización, protección social y empleo. La intervención se enmarca en las normas y orientaciones de la OIT, en particular el Convenio sobre la seguridad social (norma mínima), 1952 (núm. 102), la Recomendación sobre los pisos de protección social, 2012 (núm. 202), y la Recomendación sobre la transición de la economía informal a la economía formal, 2015 (núm. 204).

La intervención apoyará acciones en Perú, Colombia y Venezuela, articuladas con las prioridades y procesos nacionales y con otras iniciativas de cooperación técnica de la OIT. Para facilitar su implementación, seguimiento y gestión, se requiere un(a) Asistente de Proyecto, quien brindará apoyo administrativo y logístico para la ejecución de las actividades, la coordinación con los mandantes, instituciones y otros actores involucrados, así como para el adecuado seguimiento administrativo y financiero de la intervención.

El(la) Asistente de Apoyo a Proyecto formará parte del equipo responsable de la implementación de la intervención y proporcionará apoyo administrativo, financiero y logístico para la ejecución y seguimiento oportuno de sus actividades, de conformidad con las normas y procedimientos de la OIT. 

Línea de Reporte

El(la) Asistente de Apoyo a Proyecto trabajará bajo la supervisión del Especialista Principal en Protección Social de la Oficina de la OIT para los Países Andinos. Colaborará estrechamente con el/la Coordinadora(a) Nacional de Proyecto en Colombia, los equipos técnicos y administrativos de la Oficina y otras unidades de la OIT involucradas en la implementación de la intervención.  

Descripción de las tareas

• Redactar correspondencia estándar, elaborar y dar formato a diversos documentos relacionados con las actividades del Proyecto (correspondencia, informes, documentos técnicos, presentaciones, etc.), de conformidad con los requisitos de la OIT y utilizando software adecuado.
• Gestionar administrativamente la oficina y brindar apoyo administrativo y logístico para reuniones, seminarios y/o talleres organizados en el marco del Proyecto. 
• Actualizar la información en el sitio web del Proyecto y en las bases de datos. Responder a consultas y a correos electrónicos de solicitud de información.
• Mantener archivos, bases de datos y registros oficiales relacionados con las actividades del Proyecto. Buscar y seleccionar información y registros pertinentes para los(as) funcionarios(as) cuando se solicite.
• Coordinar y solicitar servicios de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la oficina para la realización de tareas.
• Tramitar todos los arreglos administrativos para viajes oficiales, incluidas autorizaciones de viaje, visas y otras autorizaciones requeridas por el Proyecto.  
• Apoyar en el cálculo de estimaciones de costos, y compilar documentos y materiales para misiones de colegas, personas expertas, y participantes en reuniones, seminarios y actividades relacionadas con el proyecto.  
• Compilar datos e información financiera rutinaria para actividades relacionadas con el Proyecto. Ingresar datos para clasificar y codificar transacciones. 
• Preparar y tramitar transacciones en el Sistema Integrado de Información sobre los Recursos (IRIS), incluidos contratos, solicitudes de viaje, órdenes de compra, solicitudes de compra y autorizaciones de pagos externos.  
• Gestionar los pagos a personas externas, tal como la asignación diaria por concepto de viáticos. Redactar correspondencia relacionada con pagos, asegurar el seguimiento y mantener los registros. 
• Desempeñar otras funciones relevantes que le sean asignadas por su supervisor(a).

Calificaciones requeridas

Educación

• Educación secundaria completa.

Experiencia

• Al menos cuatro años de experiencia en gestión general de oficina y trabajo de apoyo administrativo.

Idiomas

• Excelente conocimiento del español
• Conocimiento práctico del inglés.

Competencias

Esenciales de la OIT
Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.  

Técnicas y Generales:

• Capacidad para organizar su propio trabajo.
• Capacidad para priorizar las tareas que se le asignen, organizar su propio calendario, realizar el trabajo rutinario de manera independiente, cumplir los plazos, adaptarse a las demandas cambiantes y realizar múltiples tareas.
• Perfecto conocimiento de software básico (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y capacidad para utilizar otros paquetes de software exigidos por la Oficina.
• Capacidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la oficina que ayuden a completar las tareas.
• Capacidad para trabajar como miembro de un equipo y para gestionar una gran carga de trabajo con plazos ajustados.
• Conocimiento de las prácticas y procedimientos para preparar documentos administrativos y mantener sistemas de archivo.
• Capacidad para redactar correspondencia y para corregir documentos de conformidad con las normas establecidas.
• Capacidad para trabajar con precisión y para prestar atención a los detalles.  
• Excelentes aptitudes de comunicación oral y escrita.
• Competencias en materia de servicio al cliente, para proporcionar respuestas amables, rápidas y eficientes a los clientes.
• Comprensión de los principios de no discriminación e igualdad de género.  
• También se requiere capacidad para trabajar en un entorno multicultural, así como un comportamiento y una actitud sensibles a las cuestiones de género.