Assistant(e ) administratif (ve) principal (e)

APERÇU

Numéro de poste : 6SNADM0730RP

Classe : G-6

Secteur de tutelle : Secteur de l'administration et de la gestion (ADM)

Lieu d'affectation : Dakar

Domaine : Administration

Type de contrat : Engagement de durée définie

Durée du contract : 2 ans, renouvelable

Recrutement ouvert à :  Candidats internes et externes

Date limite de candidature (minuit, heure de Paris) : 14/12/2026

Valeurs fondamentales de l'UNESCO : Engagement envers L'Organisation, Integrité, Respect de la diversité et Professionnalisme

Seuls les candidats autorisés à travailler au Sénégal peuvent postuler à ce poste

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Sous l'autorité générale du Directeur de bureau et sous la supervision directe du Senior Operations Officer, le/la titulaire assure un appui administratif de haut niveau ainsi que des services de soutien dans plusieurs domaines spécialisés.

Il/elle joue un rôle de premier plan au sein de l'unité afin de garantir l'application et le respect des règles, règlements, politiques et pratiques en vigueur.

APERÇU DES FONCTIONS DU POSTE

Le travail consiste à fournir un appui spécialisé dans plusieurs domaines, notamment les finances, le budget, la comptabilité et les ressources humaines.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS CLÉS

Responsabilités générales

• Exercer les fonctions d'agent certificateur dans les limites des pouvoirs délégués par le Chief Financial Officer.
• Fournir des conseils et interpréter les règles, règlements et procédures administratives.
• Donner des avis sur les opérations courantes, tant opérationnelles que techniques.
• Recommander des modifications et améliorations des processus et systèmes afin de renforcer la gestion administrative ainsi que le suivi et le contrôle financiers.
• Interpréter les dispositions réglementaires et fournir des conseils sur les questions complexes et non récurrentes.
• Le cas échéant, superviser les activités liées à l'entretien des locaux, à la sécurité, aux transports et aux services similaires.

Responsabilités financières 

• Veiller à ce que les ressources financières et les dépenses du Bureau soient intégralement et correctement comptabilisées, et à ce que les systèmes de contrôle interne soient adéquats et opérationnels ; programmer les paiements et les décaissements.

• Assurer le traitement exact et rapide des comptes confiés, élaborer les estimations budgétaires et suivre les dépenses ; participer à la préparation des états financiers et des budgets et fournir des conseils à cet égard.

• Contribuer à la préparation et à la coordination des activités financières financées par les fonds du Programme ordinaire (RP) et les contributions volontaires.

• Compiler et consolider les données provenant de diverses sources pour établir les états financiers et préparer les feuilles de travail.

• Suivre les dépenses, examiner les paiements et effectuer les rapprochements de comptes.

• Examiner les anomalies et les imputations erronées et prendre les mesures correctives nécessaires.

• Fournir une assistance et des conseils pour la codification et la saisie des données, l'extraction d'informations et la production de rapports à partir d'IRIS, SISTER/Core Manager ou de tout autre système financier en ligne.

Responsabilités budgétaires 

• Préparer les rapports budgétaires relatifs au RP et aux contributions volontaires et communiquer les informations correspondantes.

• Apporter un appui et des conseils en matière de planification et de budgétisation, et recommander les ajustements nécessaires.

• Préparer les propositions budgétaires et les estimations de coûts, et veiller à l'exactitude des données.

• Identifier les irrégularités et effectuer les opérations nécessaires pour corriger les erreurs ou omissions.

Responsabilités en matière de ressources humaines 

• Traiter les dossiers non courants ou complexes et préparer les documents et correspondances correspondants relatifs aux mesures concernant le personnel, sur la base des instructions et de l'expérience acquise.

• Assurer le suivi des actions RH à venir et superviser la tenue, la mise à jour et l'assainissement des bases de données.

• Établir les contrats du personnel non fonctionnaire et fournir des conseils sur les procédures de recrutement et les droits et prestations.

• Assurer la liaison avec les services centraux afin d'obtenir des informations complémentaires, des clarifications et des interprétations des politiques applicables.

Logistique 

• Achats : rechercher et recueillir des informations sur les sources d'approvisionnement et les fournisseurs, par catégorie de produits, et obtenir les spécifications disponibles sur le marché.

• Examiner les documents contractuels (termes de référence, budget, nature et type de contrat).

• Résoudre les problèmes liés aux biens livrés.

• Préparer les réquisitions de fournitures et d'équipements ; veiller au traitement des paiements et fournir les informations nécessaires au secteur concerné concernant la facturation et les questions de paiement.

• Organiser le contrôle et la distribution des registres d'inventaire.

• Sécurité : veiller au respect des exigences de sécurité applicables aux déplacements du personnel et suivre l'achèvement des formations obligatoires en matière de sécurité.

COMPÉTENCES Fondamentales (F) et Managériales (M)

• Communication (F)
• Responsabilité (F)
• Innovation (F)
• Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F)
• Planification et organisation (F)
• Culture du résultat (F)
• Travail en équipe (F)

Pour des informations détaillées, veuillez consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO.

QUALIFICATIONS REQUISES

FORMATION

• Études secondaires, enseignement technique et professionnel

   

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

• Huit (8) années d’expérience professionnelle dans la prestation de services intégrés et l’appui à des processus administratifs complexes, de préférence dans un environnement international.

• Expérience dans le traitement des questions de ressources humaines, budgétaires et administratives.

APTITUDES ET COMPÉTENCES

• Bonne maîtrise des applications bureautiques courantes (MS Office, SAP, etc.)
• Capacité à analyser des questions complexes, à faire preuve d’initiative et à proposer des solutions appropriées.
• Bonnes aptitudes relationnelles, organisationnelles et de coordination.
• Flexibilité et capacité à adapter les horaires de travail et les priorités en fonction des besoins.
• Capacité à interagir de manière efficace et diplomatique avec différents partenaires, institutions et autres parties prenantes, à tous les niveaux, dans un environnement multiculturel.
• Excellentes compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, notamment d’excellentes capacités rédactionnelles en anglais ou en français.

LANGUES

• Excellente maîtrise de l’anglais ou du français et la capacité de travailler dans l'autre langue.

QUALIFICATIONS SOUHAITÉES

FORMATION

• Formation ou certification en comptabilité, finances et administration.

LANGUES

• La connaissance d’une autre langue officielle de l’UNESCO (arabe, chinois, russe ou espagnol).

SALAIRES ET INDEMNITÉS

Les traitements de l’UNESCO se composent d’un traitement de base et d’autres prestations pouvant inclure, le cas échéant : un congé annuel de 30 jours ouvrables, une allocation pour charges de famille, une assurance médicale, un régime de retraite, etc.

Le traitement annuel de départ pour ce poste est de l’ordre de 15 328 000 CFA

Pour des informations complètes sur les salaires et les indemnités, veuillez consulter notre  Guide concernant les prestations dues au personnel.

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes.

Pour postuler, veuillez visiter le site Web Carrières de l'UNESCO. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.

Le processus peut inclure des entretiens vidéo préenregistrés et/ou des évaluations écrites, des entretiens avec un jury, ainsi que des vérifications de références. En outre, il pourra être demandé aux candidats de fournir des informations complémentaires jugées pertinentes au regard des qualifications requises pour le poste.

Veuillez noter que tous les candidats, qu’ils soient retenus ou non, seront informés du résultat de leur candidature en temps utile.

Les candidats présélectionnés peuvent également être ajoutés à des viviers de talents, sous réserve de leur consentement (voir la Déclaration de confidentialité des données).

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• L’UNESCO rappelle que la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité.
• L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement.
• L’UNESCO s’est engagée à atteindre et à maintenir une répartition géographique équitable et diversifiée, ainsi que la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux.
• En outre, l’UNESCO est résolue à atteindre une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les candidatures de ressortissants d’États membres non et sous-représentés (dernière mise à jour ici) sont particulièrement bienvenues et vivement encouragées.
• Les personnes issues de groupes minoritaires et de groupes autochtones, ainsi que les personnes handicapées, sont également encouragées à postuler.
• Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité.
• Une mobilité mondiale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux.
• Si votre candidature est retenue pour un entretien, vous devrez fournir à l’avance une copie numérisée du/des diplôme(s)/certificat(s) requis pour ce poste. L’UNESCO ne considère que les qualifications de l’enseignement supérieur obtenues auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la base de données mondiale sur l’enseignement supérieur (WHED), mise à jour par l’Association internationale des universités (AIU)/UNESCO. La liste est accessible via le lien : https://www.whed.net.
• L’âge statutaire de départ à la retraite à l’UNESCO est de 65 ans.
• Les nominations à l’UNESCO sont soumises à une autorisation médicale. L’obtention d’un visa par le pays hôte du lieu d’affectation, facilitée par l’Organisation, est requise pour les postes professionnels internationaux.
• L’UNESCO ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement.