Procurement Senior Officer

Le bureau régional d'UNOPS pour l'Afrique, basé à Nairobi, au Kenya, supervise la réalisation de plus de 250 projets dans 40 pays, en mettant l'accent sur les zones fragiles et touchées par des conflits. Soutenu par plus de 1 000 collaborateurs répartis dans cinq bureaux multipays, couvrant l'Afrique du Nord, de l'Ouest, du Centre, de l'Est, de l'Afrique australe et la Corne de l'Afrique , le bureau fait progresser les priorités nationales grâce à des initiatives stratégiques axées sur l'action climatique, la santé, les infrastructures, la paix et la sécurité, le soutien aux pays à revenu intermédiaire et les petits États insulaires en développement (PEID). Le bureau régional assure une direction stratégique, un soutien opérationnel et une supervision dans des domaines clés tels que les partenariats, la communication, la gestion et la surveillance, la gestion des infrastructures et des projets, la santé et la sécurité, ainsi que la sûreté. En promouvant l'excellence dans la réalisation des projets, en encourageant le partage des connaissances et en stimulant l'amélioration continue, le bureau contribue au développement d'infrastructures durables, à une gestion transparente des ressources et à l'amélioration de la qualité de vie des populations à travers le continent.

Depuis décembre 2022, l'UNOPS travaille en partenariat avec le gouvernement de Madagascar pour promouvoir le développement durable, touchant plus de six millions de personnes grâce à des initiatives dans les domaines de la santé, de l'énergie, de l'agriculture et des infrastructures. En favorisant une étroite collaboration avec les institutions nationales et les partenaires au développement, l'UNOPS soutient la résilience, la fourniture des services essentiels et la croissance économique locale. Dans le secteur de la santé, des projets financés par la Banque mondiale, tels que MIAROVA, PPSB et PARNII, renforcent la chaîne du froid pour les vaccins et fournissent des équipements biomédicaux aux hôpitaux. En matière d'énergie et de connectivité, des projets comme PROGIDY, MIONJO, LEAD et DECIM améliorent la prestation des services publics et étendent l'accès à l'énergie solaire. La durabilité agricole et environnementale est encouragée par le biais des projets AD2M et DEFIS, financés par le FIDA et le Fonds de l'OPEP, qui soutiennent l'irrigation, les pistes rurales et la protection de l'environnement. Le projet CASEF renforce quant à lui la résilience nationale en réhabilitant des pistes d'atterrissage clés. Ces efforts témoignent de l'engagement de l'UNOPS à soutenir les priorités de développement de Madagascar et à améliorer la qualité de vie de sa population.

Le/La Chargé·e principal des achats est responsable d'élaborer et de mettre en œuvre des services d'achats stratégiques et efficaces reflétant les meilleures pratiques en matière de passation des marchés publics internationaux ; la conformité aux règles et règlements d'achats de l'UNOPS ; une gestion appropriée des risques ; et l'obtention du meilleur rapport qualité-prix pour l'acquisition de biens, de services et de travaux. Ce rôle analyse et interprète les règles et règlements pertinents et fournit des conseils et des solutions à un large éventail de questions complexes liées aux achats.

Le/La Chargé·e principal des achats possède une compréhension approfondie de la politique et des processus d'achats, ainsi que de leur application aux situations appropriées. En plus de la responsabilité des livrables de l'équipe de travail, le rôle se concentre sur le développement de relations stratégiques et la gestion de la demande, principalement liées à la consolidation et au traitement de structures organisationnelles complexes, à la préparation de dossiers d'affaires et à la compréhension du marché, ainsi qu'au partage des connaissances avec les projets afin d'obtenir des réductions de coûts et des économies.

En servant de modèle par les degrés les plus élevés d'éthique personnelle et professionnelle, le/la Chargé·e principal des achats maintient une approche collaborative, axée sur la qualité, centrée sur le client et orientée vers les résultats dans son rôle d'achat. Il/Elle travaille en étroite collaboration avec la direction du bureau et les gestionnaires de projet, en rendant compte à la direction des questions centrales liées aux activités d'achat

1. Opérations d'achats

• Exécuter les activités d'achat conformément aux règles, règlements, politiques et cadres stratégiques de l'UNOPS.

• Maintenir un système de gestion des achats axé sur le client, soutenu par des contrôles internes efficaces.

• Collaborer avec les gestionnaires de projet pour examiner les plans d'achat et élaborer des stratégies adaptées qui intègrent les principes de durabilité et de rapport qualité-prix.

• Mettre en œuvre ou appuyer toutes les phases du cycle de vie des achats, y compris la planification stratégique ; le pré-achat ; la définition des besoins ; l’identification des fournisseurs ; la sollicitation ; la gestion des soumissions ; l'évaluation des soumissions ; l'examen et l'adjudication ; le post-achat ; la finalisation et l’émission des contrats ; la logistique des achats ; et la gestion des contrats.

• Développer et gérer des listes/bases de données de fournisseurs.

2. Gestion des processus d'achats

• Préparer les plans d'achat dans les délais et conformément aux attentes.

• Suivre la mise en œuvre des plans d'achat pour s'assurer de leur alignement avec le calendrier du projet et les objectifs stratégiques.

• Examiner et valider les exigences afin d'en garantir la clarté, l'exhaustivité et la pertinence du point de vue des achats.

• Suivre les directives d'intégration de la durabilité tout au long du processus d'achat.

• Coordonner le processus de sollicitation de bout en bout, y compris les Demandes de Cotation (RFQ), les Appels d'Offres (ITB) et les Demandes de Propositions (RFP) conformément aux politiques de l'UNOPS.

• Coordonner la réception et l'évaluation des cotations, des offres et des propositions.

• Participer à la négociation des conditions contractuelles en pleine conformité avec les règles et règlements de l'UNOPS.

• Préparer les dossiers de soumission destinés aux Comités des contrats et des biens (CPC).

• Saisir et mettre à jour les informations relatives aux fournisseurs dans le système ERP de l'UNOPS - oneUNOPS (oU).

• Suivre les performances des prestataires/entrepreneurs et la certification des travaux achevés pour vérifier la conformité avec les termes contractuels et effectuer les paiements.

• Fournir des conseils, des mesures correctives ou des solutions aux gestionnaires de projet sur les questions d'achat.

• Rédiger des accords à Long Terme (LTA) et/ou des contrats de services ou de travaux ainsi que d'autres instruments si nécessaire, et créer des bons de commande (PO) dans le système ERP.

3. Utilisation des outils d'e-procurement (achats électroniques)

• Utiliser le module d'e-sourcing conformément aux objectifs et normes fixés par le Groupe d'Achats.

4. Renforcement et partage des connaissances

• Organiser, faciliter ou animer des initiatives de formation et d'apprentissage sur la passation des marchés pour le personnel.

• Apporter une contribution solide aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratiques en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière d'achats.

• Recueillir et utiliser de manière productive les retours d'expérience, les idées et les connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques.

Requise

• Diplôme de licence (ou équivalent) dans n'importe quelle discipline avec 4 ans d'expérience pertinente OU

• Diplôme de master (ou équivalent) dans n'importe quelle discipline avec 2 ans d'expérience pertinente est requis

Souhaitée

• Un certificat professionnel ou une adhésion reconnue à l'échelle mondiale ou nationale (ex. CIPS) est souhaité

Requise

• Une expérience pertinente consiste à conseiller et mettre en œuvre des politiques et procédures pour exécuter une gamme de programmes et stratégies d'achats complexes au sein d'organisations internationales/multinationales, ou dans des domaines connexes.

• Une expérience dans l'utilisation d'outils de collaboration et de productivité (ex. MS Office, G-Suite, etc.) et de systèmes de gestion en ligne est requise.

Souhaitée

• Une expérience de travail dans des environnements multiculturels ou au sein d'organisations du système des Nations Unies dans un pays en développement est souhaitée.

• Une expérience dans des contextes de développement ou humanitaires est souhaitée.

• UNOPS does not accept unsolicited resumes. 
• UNOPS will at no stage of the recruitment process request candidates to make payments of any kind.
• Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement. Applications received after the closing date will not be considered. 
• Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the selection process, which may include various assessments. 
• UNOPS embraces diversity and is committed to equal employment opportunity. Our workforce consists of a wide range of nationalities, cultures, languages, races, gender identities, sexual orientations, and abilities. We strive to sustain and strengthen this diversity, fostering an inclusive working environment where all personnel are treated with respect and have equal access to opportunities.
• UNOPS evaluates all applications based on the skills, qualifications and experience outlined in the vacancy announcement. We are committed to a fair and transparent selection process and welcome diverse perspectives, including those of women, indigenous and racialized communities, individuals of diverse gender identities and sexual orientations, and persons with disabilities.
• We are committed to enabling all candidates to perform at their best during the assessment process. If you are shortlisted and require support or reasonable accommodation to complete any assessment, please inform our human resources team upon receiving your invitation.
• UNOPS has zero tolerance for sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment, and other forms of abusive conduct, including discrimination, abuse of authority, and harassment. To uphold these standards, background checks are conducted for all final candidates to help ensure that individuals with a history of such conduct are not hired. By applying for a position with UNOPS, candidates acknowledge and consent to these verification processes.
  

• For staff positions only, UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post. 
• For retainer contracts, you must complete a few mandatory courses (they take around 4 hours to complete) in your own time, before providing services to UNOPS. Refreshers or new mandatory courses may be required during your contract. Please note that you will not receive any compensation for taking courses and refreshers. For more information on a retainer contract here. 
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• All UNOPS personnel are responsible for performing their duties in accordance with the UN Charter and UNOPS Policies and Instructions, as well as other relevant accountability frameworks. In addition, all personnel must demonstrate an understanding of the Sustainable Development Goals (SDGs) in a manner consistent with UN core values and the UN Common Agenda. 
• It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential personnel. Recruitment in UNOPS is contingent on the results of such checks.